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Cataloguer depuis Excel

Beaucoup de bibliothèques arrivent dans le projet Ofelia avec un fonds déjà saisi dans un tableur Excel (un identifiant maison, un titre, un auteur, parfois un ISBN). Le catalogage Excel offre quatre outils pour exploiter ce fichier :

  1. Vérifier un fichier — BibliOfelia annote votre tableur avec ce que les bases en ligne connaissent de chaque livre, sans rien modifier dans le catalogue. Idéal avant une migration, pour mesurer la qualité du fichier et le corriger à la main.
  2. Importer dans le catalogue — BibliOfelia transforme une liste d'ISBN en notices et exemplaires, d'un seul coup.
  3. Exporter le catalogue — BibliOfelia vous rend tout votre fonds dans un tableur, une ligne par exemplaire.
  4. Mettre à jour des exemplaires — vous renvoyez ce tableur corrigé, et BibliOfelia applique vos corrections aux livres déjà catalogués, sans jamais en créer de nouveaux.

Réservé aux bibliothécaires

Le catalogage Excel se trouve dans le menu Avancé, accessible aux bibliothécaires et aux administrateurs.

Ouvrir le catalogage Excel

Depuis le menu Avancé, section Inventaire, cliquez sur Catalogage Excel.

La page propose quatre encadrés : Vérifier un fichier, Importer dans BibliOfelia, Exporter le catalogue et Mettre à jour des exemplaires.

Vérifier un fichier

À utiliser pour contrôler un tableur sans toucher au catalogue.

Votre fichier doit être un .xlsx dont la première ligne contient au moins ces quatre colonnes (la casse et les accents sont tolérés) :

Colonne Contenu
ID votre identifiant maison (conservé tel quel)
TITLE le titre du livre
AUTHOR le ou les auteurs
ISBN l'ISBN complet (10 ou 13 chiffres)

ISBN incomplet ou erroné

La recherche par ISBN n'accepte qu'un ISBN valide (10 ou 13 chiffres). Un ISBN incomplet ou faux est marqué ISBN_INVALID et ne permet pas de retrouver le livre par ISBN — c'est justement le cas catastrophe. C'est alors le TITLE et l'AUTHOR qui sauvent la mise, via la recherche par titre + auteur : soignez ces deux colonnes.

Dans l'encadré Vérifier un fichier, choisissez votre fichier puis cliquez sur Lancer la vérification.

BibliOfelia interroge OpenLibrary, Google Books, la BNF et la BNE, d'abord par ISBN, puis par titre + auteur. Le traitement se fait en tâche de fond : comptez environ 10 minutes pour 300 lignes.

Quand le travail est terminé, cliquez sur Télécharger le fichier annoté. Vous récupérez votre tableur d'origine, enrichi de colonnes supplémentaires :

  • TITLE_FOUND_BY_ISBN, AUTHOR_FOUND_BY_ISBN, SOURCE_BY_ISBN — ce que l'ISBN a permis de retrouver ;
  • ISBN_FOUND_BY_TA, TITLE_FOUND_BY_TA, AUTHOR_FOUND_BY_TA — ce que la recherche par titre + auteur a trouvé ;
  • CONFIDENCE — un score de 0 à 100 sur la fiabilité de l'appariement.

Lire les couleurs

Les cellules au score de confiance faible apparaissent en orange : ce sont les lignes à relire à la main. Un ISBN_FOUND_BY_TA différent de votre ISBN signale souvent une faute de saisie dans le fichier d'origine.

La vérification n'écrit rien dans le catalogue : vous pouvez la lancer autant de fois que nécessaire.

Importer dans le catalogue

À utiliser pour créer réellement les notices et les exemplaires à partir d'une liste d'ISBN.

Votre fichier .xlsx doit contenir au moins une colonne ISBN. Toutes les autres colonnes sont facultatives : ajoutez seulement celles dont vous disposez, dans n'importe quel ordre.

Colonne Contenu
ISBN obligatoire
LOCATION le code d'emplacement (sinon l'exemplaire est créé sans emplacement)
CLASSIFICATION le nom d'une classification existante (l'ancien nom CATEGORY est encore lu)
TITLE le titre de la fiche
AUTHOR le ou les auteurs, séparés par des points-virgules
TYPE le type de document (Livre, BD / manga, Revue, Journal, CD audio, Autre)
EDITOR l'éditeur
YEAR l'année de publication
LANGUAGE le code langue (fr, en, es…)
TAGS des mots-clés séparés par des virgules
CONDITION l'état de l'exemplaire (Neuf, Bon, Usé, Abîmé)
EXTERNAL_CODE le code d'une autre bibliothèque déjà posé sur le livre
PROVENANCE le code ou le nom d'une provenance existante
CLASSIFICATION_CODE le code de classification (l'ancien nom CATEGORY_ABBR est encore lu)

Dans l'encadré Importer dans BibliOfelia, choisissez votre fichier puis cliquez sur Importer dans le catalogue.

Chaque ISBN devient une notice et un exemplaire. Si un ISBN est déjà présent dans le catalogue, BibliOfelia ne recrée pas la notice : il ajoute simplement un exemplaire à la notice existante.

Une colonne remplie remplace l'information de la fiche

Si vous ajoutez une des colonnes ci-dessus (titre, auteur, éditeur…) et que la cellule est remplie, sa valeur écrase le champ correspondant de la fiche — même si la notice existe déjà. Une cellule vide ne touche à rien : l'information déjà en place est conservée. Pour l'auteur et les tags, la liste du fichier remplace l'existante (elle ne s'y ajoute pas). Une valeur non reconnue pour TYPE ou CONDITION, ou une année qui n'est pas un nombre, est ignorée et signalée dans les avertissements du lot.

L'import crée un lot de catalogage : une fois le travail terminé, cliquez sur Voir le lot importé pour l'ouvrir, ou retrouvez-le dans Catalogage par scan, exactement comme un lot scanné à la caméra.

Compléter ce qui manque en ligne

Vous n'avez que les ISBN, sans titre ni auteur ? Lancez ensuite un enrichissement sur le lot pour aller chercher les métadonnées en ligne (OpenLibrary, Google Books, BnF…). Les colonnes du fichier restent prioritaires : l'enrichissement ne complète que ce qui est encore vide.

Exporter le catalogue

À utiliser pour récupérer tout votre fonds dans un tableur : pour le relire, en garder une copie hors ligne, ou préparer une correction en masse.

Dans l'encadré Exporter le catalogue, cliquez sur Exporter le catalogue. Le fichier catalogue-AAAA-MM-JJ.xlsx se télécharge immédiatement — il n'y a rien à attendre.

Le tableur contient une ligne par exemplaire, pas par titre. Un livre que vous possédez en trois exemplaires occupe donc trois lignes : c'est normal, car l'emplacement, l'état, la provenance et le code externe appartiennent à l'exemplaire et non à la fiche.

Colonne Contenu
OFELIA_CODE le code Ofelia de l'exemplaire (le code-barres de l'étiquette)
INTERNAL_ID le code lisible imprimé à côté du code-barres (OFL-…)
EXTERNAL_CODE le code d'une autre bibliothèque posé sur le livre
ISBN, TITLE, AUTHOR, EDITOR, YEAR, LANGUAGE les informations de la fiche
CLASSIFICATION, CLASSIFICATION_CODE, TYPE, TAGS le classement
CONDITION, PROVENANCE, LOCATION les informations de l'exemplaire

C'est le fichier de la mise à jour

Les colonnes de l'export sont exactement celles que BibliOfelia sait relire. Corrigez ce que vous voulez dans Excel, puis renvoyez le même fichier par Mettre à jour des exemplaires : rien d'autre à préparer.

Mettre à jour des exemplaires

À utiliser pour corriger en masse des livres déjà dans le catalogue : changer des emplacements après un déménagement de rayon, passer une série en « Usé », attribuer des codes externes, rattraper des titres mal saisis.

Aucun livre n'est créé

Cet outil ne crée jamais de fiche ni d'exemplaire. Si une ligne désigne un exemplaire qui n'existe pas, elle est signalée et laissée de côté — jamais transformée en nouveau livre. Vous pouvez donc renvoyer un export sans risquer de dupliquer votre bibliothèque.

Chaque ligne doit dire de quel exemplaire elle parle. Le fichier doit donc contenir au moins une de ces deux colonnes :

Colonne Contenu
OFELIA_CODE le code Ofelia de l'exemplaire — le code-barres 290… ou le code lisible OFL-…
EXTERNAL_CODE le code d'une autre bibliothèque posé sur le livre

Si les deux colonnes sont remplies

C'est le code Ofelia qui désigne l'exemplaire, et le code externe de la ligne lui est appliqué. C'est ainsi qu'on attribue des codes externes à beaucoup de livres d'un coup : une colonne OFELIA_CODE pour dire de quel livre il s'agit, une colonne EXTERNAL_CODE avec le code à poser.

Toutes les autres colonnes de l'import sont acceptées et facultatives : TITLE, AUTHOR, CLASSIFICATION, CLASSIFICATION_CODE, TYPE, EDITOR, YEAR, LANGUAGE, TAGS, CONDITION, PROVENANCE, LOCATION et ISBN.

Une cellule vide n'efface rien

Une cellule remplie remplace la valeur existante ; une cellule vide laisse la valeur en place. Cet outil ne sert donc pas à vider un champ — pour cela, ouvrez la fiche du livre. C'est ce qui vous permet de renvoyer un export entier après n'avoir corrigé que deux colonnes.

Choisissez votre fichier, cliquez sur Mettre à jour les exemplaires, puis suivez le travail comme un import. La page de détail affiche :

  • Exemplaires modifiés — les lignes qui ont réellement changé quelque chose ;
  • Lignes sans changement — l'exemplaire a bien été retrouvé, mais le fichier disait déjà la même chose que le catalogue ;
  • Erreurs — les lignes non appliquées, avec un bandeau rouge et le détail plus bas.
Avertissement Ce qu'il veut dire
OFELIA_CODE_UNKNOWN aucun exemplaire ne porte ce code Ofelia — ligne ignorée
EXTERNAL_CODE_UNKNOWN aucun exemplaire ne porte ce code externe — ligne ignorée
NO_KEY la ligne ne dit pas de quel exemplaire elle parle
EXTERNAL_CODE_DUPLICATE ce code externe est déjà sur un autre livre — non repris, le reste de la ligne est appliqué
ISBN_CONFLICT cet ISBN appartient déjà à une autre fiche — non repris, le reste est appliqué
LOCATION_UNKNOWN, CATEGORY_UNKNOWN, PROVENANCE_UNKNOWN la valeur n'existe pas dans vos listes — ignorée, le reste est appliqué

Une fiche, plusieurs exemplaires

Le titre, l'auteur ou l'éditeur appartiennent à la fiche : les corriger sur la ligne d'un exemplaire les corrige pour tous les exemplaires de ce livre. L'emplacement, l'état, la provenance et le code externe, eux, ne touchent que l'exemplaire de la ligne.

Suivre vos travaux

En bas de la page Catalogage Excel, la section Travaux récents liste vos dernières vérifications et imports. Cliquez sur Détails pour suivre l'avancement, télécharger un fichier annoté ou consulter les avertissements ligne par ligne.

Bon à savoir

Format et limites

  • Seuls les fichiers .xlsx sont acceptés (pas de .xls, .csv ni .ods).
  • Taille maximale : 5 Mo, 10 000 lignes.
  • Pour une meilleure couverture des ISBN, une clé Google Books peut être configurée par l'administrateur ; sans elle, un quota peut laisser quelques lignes incomplètes (colonne SOURCE_BY_ISBN = RATE_LIMITED). Relancez le lendemain : le quota se réinitialise chaque jour.

Voir aussi