Aller au contenu

Cataloguer en scannant

Quand une caisse de livres arrive, le catalogage par scan est la façon la plus rapide de tout enregistrer : vous scannez les ISBN à la chaîne avec la caméra, et BibliOfelia crée les notices et leurs exemplaires d'un coup.

C'est l'équivalent, pour la création, du récolement pour la vérification : un scan en continu, sans rien recliquer entre deux livres.

À quoi sert une session de catalogage

Une session de catalogage (on dit aussi un lot) sert à ajouter beaucoup de livres d'un coup au catalogue. Le principe se déroule en trois temps :

  1. Vous ouvrez un lot et vous scannez tous les livres de la caisse à la suite. Rien n'entre encore au catalogue : le lot n'est qu'une liste de travail, que vous pouvez corriger ou vider.
  2. Vous vérifiez la liste — et surtout, vous appliquez des modifications par lot : cochez plusieurs lignes (ou toutes) et affectez-leur en un seul clic la même classification, le même emplacement dans la bibliothèque ou le même état. C'est tout l'intérêt de cataloguer ensemble des livres qui vont ensemble.
  3. Vous envoyez le lot au catalogue : les notices et les exemplaires sont créés pour de bon, et vous pouvez imprimer d'un coup les étiquettes de ce lot seulement.

Un lot validé reste consultable : depuis la liste des lots, Voir le lot rappelle quels livres il contenait, avec un lien vers chaque notice.

Démarrer un lot de catalogage

Depuis le Catalogue (ou Avancé → Inventaire), cliquez sur Cataloguer en scannant, puis sur Nouveau lot.

Avant de scanner, vous pouvez fixer des valeurs par défaut pour tout le lot :

  • une classification par défaut (Jeunesse Documentaire, Adultes Fiction…) ;
  • un emplacement par défaut (le rayon où iront ces livres) ;
  • un libellé pour retrouver le lot plus tard.

Ces valeurs s'appliquent à chaque livre du lot, mais vous pourrez les changer ligne par ligne ensuite.

Scanner les ISBN à la chaîne

  1. Cliquez sur Lancer le scan : la caméra s'ouvre en mode continu.
  2. Scannez le code-barres ISBN au dos de chaque livre (il commence par 978 ou 979).
  3. À chaque lecture, un bip confirme et la ligne apparaît dans la liste : BibliOfelia va chercher automatiquement le titre, l'auteur et la langue (OpenLibrary, Google Books, BnF…).
  4. Pendant le scan, l'écran affiche le titre et l'auteur trouvés — ou, à défaut, l'ISBN et la langue.

Plusieurs exemplaires du même livre

Vous avez deux copies identiques ? Scannez le même ISBN deux fois. Au deuxième passage (après quelques secondes), BibliOfelia affiche « exemplaire 2 » en gros : il ajoutera un exemplaire supplémentaire à la même notice, sans créer de doublon. Un re-scan trop rapide (moins de 3 secondes) est ignoré, pour éviter les lectures en double.

Codes Ofelia refusés

Le catalogage accepte les ISBN de livres (978/979) et les ISSN de revues (977, voir ci-dessous). Si vous scannez par erreur une étiquette code Ofelia (290/291) déjà posée sur un document, elle est refusée : ici on enregistre des documents neufs, pas des exemplaires déjà catalogués.

Cataloguer une revue ou un magazine

Les revues et les magazines n'ont pas d'ISBN, mais un ISSN : un code-barres qui commence par 977. Pas besoin d'un outil à part — scannez ce code-barres 977 dans le même lot que vos livres.

  • BibliOfelia reconnaît l'ISSN et va chercher le titre de la revue (BnF, BNE).
  • Tous les numéros d'une même revue partagent le même ISSN : ils retombent donc sur une seule notice « revue », à laquelle chaque numéro scanné ajoute un exemplaire.

Un ISSN = une seule notice de revue

Si vous scannez deux numéros différents du même magazine, BibliOfelia ne crée pas deux fiches : il ajoute un exemplaire à la notice de la revue. Pour distinguer les numéros (date, n°), notez-les dans les notes de l'exemplaire.

Vérifier et ajuster le lot

Quand vous appuyez sur Terminer, la liste du lot s'affiche. Pour chaque ligne, vous voyez le livre trouvé (auteur, titre, langue) et vous pouvez :

  • changer la classification, l'emplacement ou l'état — à la ligne, ou pour plusieurs lignes d'un coup grâce aux cases à cocher et au bouton Tout cocher ;
  • ajuster le nombre d'exemplaires ;
  • supprimer une ligne (icône corbeille) en cas d'erreur de scan.

Notice déjà existante

Si un ISBN correspond à un livre déjà présent dans le catalogue, BibliOfelia ne recrée pas la notice : il ajoute simplement vos nouveaux exemplaires à la notice existante, sans la modifier.

Enregistrer le lot

Cliquez sur Enregistrer le lot. BibliOfelia crée toutes les notices manquantes et tous les exemplaires, avec leurs codes Ofelia.

Imprimer uniquement les étiquettes de ce lot

Chaque exemplaire créé est rattaché à son lot de catalogage. Au moment d'imprimer les étiquettes, vous pouvez donc filtrer sur ce lot précis : seul ce que vous venez d'enregistrer est proposé (et pré-coché), sans ressortir toute la bibliothèque. Voir Étiquettes de livres.

Voir aussi