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Catalogar desde Excel

Muchas bibliotecas llegan al proyecto Ofelia con un fondo ya escrito en una hoja de cálculo Excel (un identificador propio, un título, un autor, a veces un ISBN). La catalogación Excel ofrece cuatro herramientas para aprovechar ese archivo:

  1. Verificar un archivo — BibliOfelia anota su hoja de cálculo con lo que las bases de datos en línea conocen de cada libro, sin modificar nada en el catálogo. Ideal antes de una migración, para medir la calidad del archivo y corregirlo a mano.
  2. Importar en el catálogo — BibliOfelia convierte una lista de ISBN en fichas y ejemplares, de una sola vez.
  3. Exportar el catálogo — BibliOfelia le devuelve todo su fondo en una hoja de cálculo, una línea por ejemplar.
  4. Actualizar ejemplares — usted devuelve esa hoja corregida y BibliOfelia aplica sus correcciones a los libros ya catalogados, sin crear nunca ninguno nuevo.

Solo para bibliotecarios

La catalogación Excel se encuentra en el menú Avanzado, disponible para bibliotecarios y administradores.

Abrir la catalogación Excel

Desde el menú Avanzado, sección Inventario, haga clic en Catalogación Excel.

La página muestra cuatro recuadros: Verificar un archivo, Importar en BibliOfelia, Exportar el catálogo y Actualizar ejemplares.

Verificar un archivo

Úselo para revisar una hoja de cálculo sin tocar el catálogo.

Su archivo debe ser un .xlsx cuya primera fila contenga al menos estas cuatro columnas (mayúsculas y acentos tolerados):

Columna Contenido
ID su identificador propio (se conserva tal cual)
TITLE el título del libro
AUTHOR el o los autores
ISBN el ISBN completo (10 o 13 cifras)

ISBN incompleto o erróneo

La búsqueda por ISBN solo acepta un ISBN válido (10 o 13 cifras). Un ISBN incompleto o falso se marca ISBN_INVALID y no permite encontrar el libro por ISBN — es justamente el caso catastrófico. Entonces son el TITLE y el AUTHOR los que salvan la situación, mediante la búsqueda por título + autor: cuide esas dos columnas.

En el recuadro Verificar un archivo, elija su archivo y haga clic en Iniciar la verificación.

BibliOfelia consulta OpenLibrary, Google Books, la BNF y la BNE, primero por ISBN y luego por título + autor. El procesamiento se realiza en segundo plano: cuente unos 10 minutos por cada 300 filas.

Cuando el trabajo termina, haga clic en Descargar el archivo anotado. Recupera su hoja de cálculo original, enriquecida con columnas adicionales:

  • TITLE_FOUND_BY_ISBN, AUTHOR_FOUND_BY_ISBN, SOURCE_BY_ISBN — lo que el ISBN permitió encontrar;
  • ISBN_FOUND_BY_TA, TITLE_FOUND_BY_TA, AUTHOR_FOUND_BY_TA — lo que la búsqueda por título + autor encontró;
  • CONFIDENCE — una puntuación de 0 a 100 sobre la fiabilidad de la coincidencia.

Leer los colores

Las celdas con una puntuación de confianza baja aparecen en naranja: son las filas que hay que revisar a mano. Un ISBN_FOUND_BY_TA distinto de su ISBN a menudo indica un error de escritura en el archivo original.

La verificación no escribe nada en el catálogo: puede lanzarla tantas veces como necesite.

Úselo para crear realmente las fichas y los ejemplares a partir de una lista de ISBN.

Su archivo .xlsx debe contener al menos una columna ISBN. Todas las demás columnas son opcionales: añada solo las que tenga, en cualquier orden.

Columna Contenido
ISBN obligatorio
LOCATION el código de ubicación (de lo contrario el ejemplar se crea sin ubicación)
CLASSIFICATION el nombre de una clasificación existente (el nombre antiguo CATEGORY sigue leyéndose)
TITLE el título de la ficha
AUTHOR el o los autores, separados por puntos y comas
TYPE el tipo de documento (Libro, Cómic / manga, Revista, Periódico, CD de audio, Otro)
EDITOR la editorial
YEAR el año de publicación
LANGUAGE el código de idioma (fr, en, es…)
TAGS palabras clave separadas por comas
EXTERNAL_CODE el código de otra biblioteca ya puesto en el libro
PROVENANCE el código o el nombre de una procedencia existente
CLASSIFICATION_CODE el código de clasificación (el nombre antiguo CATEGORY_ABBR sigue leyéndose)
CONDITION el estado del ejemplar (Nuevo, Bueno, Desgastado, Dañado)

En el recuadro Importar en BibliOfelia, elija su archivo y haga clic en Importar en el catálogo.

Cada ISBN se convierte en una ficha y un ejemplar. Si un ISBN ya existe en el catálogo, BibliOfelia no recrea la ficha: simplemente añade un ejemplar a la ficha existente.

Una columna rellenada reemplaza la información de la ficha

Si añade una de las columnas anteriores (título, autor, editorial…) y la celda está rellenada, su valor sobrescribe el campo correspondiente de la ficha — incluso si la ficha ya existe. Una celda vacía no cambia nada: se conserva la información ya presente. Para el autor y las etiquetas, la lista del archivo reemplaza la existente (no se añade a ella). Un valor no reconocido para TYPE o CONDITION, o un año que no es un número, se ignora y se señala en las advertencias del lote.

La importación crea un lote de catalogación: una vez terminado el trabajo, haga clic en Ver el lote importado para abrirlo, o vuelva a encontrarlo en Catalogación por escaneo, exactamente como un lote escaneado con la cámara.

Completar lo que falta en línea

¿Solo tiene los ISBN, sin título ni autor? Lance después un enriquecimiento sobre el lote para buscar los metadatos en línea (OpenLibrary, Google Books, BnF…). Las columnas del archivo siguen teniendo prioridad: el enriquecimiento solo completa lo que aún está vacío.

Úselo para recuperar todo su fondo en una hoja de cálculo: para releerlo, guardar una copia sin conexión o preparar una corrección masiva.

En el recuadro Exportar el catálogo, haga clic en Exportar el catálogo. El archivo catalogue-AAAA-MM-DD.xlsx se descarga de inmediato: no hay nada que esperar.

La hoja contiene una línea por ejemplar, no por título. Un libro que usted tiene en tres ejemplares ocupa, pues, tres líneas: es normal, porque la ubicación, el estado, la procedencia y el código externo pertenecen al ejemplar y no a la ficha.

Columna Contenido
OFELIA_CODE el código Ofelia del ejemplar (el código de barras de la etiqueta)
INTERNAL_ID el código legible impreso junto al código de barras (OFL-…)
EXTERNAL_CODE el código de otra biblioteca ya puesto en el libro
ISBN, TITLE, AUTHOR, EDITOR, YEAR, LANGUAGE los datos de la ficha
CLASSIFICATION, CLASSIFICATION_CODE, TYPE, TAGS la clasificación
CONDITION, PROVENANCE, LOCATION los datos del ejemplar

Es el archivo de la actualización

Las columnas de la exportación son exactamente las que BibliOfelia sabe releer. Corrija lo que quiera en Excel y devuelva el mismo archivo por Actualizar ejemplares: no hay nada más que preparar.

Actualizar ejemplares

Úselo para corregir masivamente libros ya presentes en el catálogo: cambiar ubicaciones tras mover un estante, pasar una serie a «Desgastado», asignar códigos externos, arreglar títulos mal escritos.

No se crea ningún libro

Esta herramienta nunca crea una ficha ni un ejemplar. Si una línea señala un ejemplar que no existe, se avisa y se deja de lado: nunca se convierte en un libro nuevo. Puede, pues, devolver una exportación sin riesgo de duplicar su biblioteca.

Cada línea debe decir de qué ejemplar habla. El archivo debe contener, por tanto, al menos una de estas dos columnas:

Columna Contenido
OFELIA_CODE el código Ofelia del ejemplar: el código de barras 290… o el código legible OFL-…
EXTERNAL_CODE el código de otra biblioteca puesto en el libro

Si las dos columnas están rellenadas

Es el código Ofelia el que designa el ejemplar, y el código externo de la línea se le aplica. Así se asignan códigos externos a muchos libros de una vez: una columna OFELIA_CODE para decir de qué libro se trata y una columna EXTERNAL_CODE con el código que hay que poner.

Se aceptan todas las demás columnas de la importación, y son opcionales: TITLE, AUTHOR, CLASSIFICATION, CLASSIFICATION_CODE, TYPE, EDITOR, YEAR, LANGUAGE, TAGS, CONDITION, PROVENANCE, LOCATION e ISBN.

Una celda vacía no borra nada

Una celda rellenada sustituye el valor existente; una celda vacía deja el valor tal cual. Esta herramienta no sirve, pues, para vaciar un campo: para eso, abra la ficha del libro. Eso es lo que le permite devolver una exportación entera tras haber corregido solo dos columnas.

Elija su archivo, haga clic en Actualizar los ejemplares y siga el trabajo como una importación. La página de detalle muestra:

  • Ejemplares modificados — las líneas que cambiaron algo realmente;
  • Líneas sin cambio — el ejemplar se encontró, pero el archivo ya decía lo mismo que el catálogo;
  • Errores — las líneas no aplicadas, con un cartel rojo y el detalle más abajo.
Advertencia Qué significa
OFELIA_CODE_UNKNOWN ningún ejemplar lleva este código Ofelia — línea ignorada
EXTERNAL_CODE_UNKNOWN ningún ejemplar lleva este código externo — línea ignorada
NO_KEY la línea no dice de qué ejemplar habla
EXTERNAL_CODE_DUPLICATE este código externo ya está en otro libro — no aplicado, el resto de la línea sí
ISBN_CONFLICT este ISBN ya pertenece a otra ficha — no aplicado, el resto sí
LOCATION_UNKNOWN, CATEGORY_UNKNOWN, PROVENANCE_UNKNOWN el valor no existe en sus listas — ignorado, el resto se aplica

Una ficha, varios ejemplares

El título, el autor o la editorial pertenecen a la ficha: corregirlos en la línea de un ejemplar los corrige para todos los ejemplares de ese libro. La ubicación, el estado, la procedencia y el código externo, en cambio, solo afectan al ejemplar de esa línea.

Seguir sus trabajos

En la parte inferior de la página Catalogación Excel, la sección Trabajos recientes enumera sus últimas verificaciones e importaciones. Haga clic en Detalles para seguir el avance, descargar un archivo anotado o consultar las advertencias fila por fila.

Bueno saber

Formato y límites

  • Solo se aceptan archivos .xlsx (ni .xls, ni .csv, ni .ods).
  • Tamaño máximo: 5 MB, 10 000 filas.
  • Para una mejor cobertura de los ISBN, el administrador puede configurar una clave de Google Books; sin ella, una cuota puede dejar algunas filas incompletas (columna SOURCE_BY_ISBN = RATE_LIMITED). Vuelva a lanzarlo al día siguiente: la cuota se reinicia cada día.

Véase también