Foire aux questions

Sur la connexion et les comptes

J'ai oublié mon mot de passe, que faire ?

BibliOfelia fonctionne hors ligne et n'envoie pas de courriel de réinitialisation. Demandez à l'administrateur de la Box de réinitialiser votre mot de passe directement depuis la console d'administration.

Mon compte est bloqué après plusieurs essais

C'est une protection contre les tentatives d'intrusion. Attendez quelques minutes ou demandez à l'administrateur de débloquer le compte.

Sur les prêts et retours

Un membre peut-il emprunter un livre déjà en prêt ?

Non. Mais il peut le réserver : dès que le livre revient, il sera mis de côté pour lui. Voir Créer une réservation.

Combien de livres un membre peut-il emprunter en même temps ?

Cela dépend de la catégorie du membre. Par défaut : 5 pour un adulte, 3 pour un enfant. L'administrateur peut ajuster.

Peut-on prêter à un membre dont la carte est expirée ?

Non. Renouvelez d'abord la carte (voir Renouvellement), puis enregistrez le prêt.

Sur le catalogue

Comment ajouter un livre rapidement ?

Si le livre a un ISBN, tapez-le dans le formulaire de nouvelle notice : BibliOfelia interroge OpenLibrary et pré-remplit la fiche automatiquement. Voir Ajouter un livre.

Que faire si l'ISBN n'est pas trouvé ?

Saisissez les informations manuellement. C'est rare mais possible pour les livres très récents ou très anciens.

Comment réorganiser un rayon ?

Faites un récolement dans la nouvelle localisation : tous les livres scannés seront automatiquement reclassés. Voir Récolement.

Sur les réservations

Plusieurs membres peuvent-ils réserver le même livre ?

Oui. Ils sont placés dans une file d'attente : le premier réservé sera servi en premier quand le livre revient.

Comment savoir quand prévenir un membre ?

Le tableau de bord affiche en permanence un cadre Notifications à faire. Voir Notifications et relances.

Sur OfeliaScan

Faut-il un téléphone par bibliothécaire ?

Pas obligatoire. Vous pouvez vous partager un téléphone, ou utiliser votre propre téléphone Android personnel.

OfeliaScan a-t-il besoin d'internet ?

Non. Il communique avec BibliOfelia via le Wi-Fi local de la Ofelia Box. Aucune connexion internet n'est requise pour l'usage quotidien.

Sur les langues

Puis-je écrire un titre en malagasy ?

Oui. BibliOfelia accepte tous les caractères Unicode (accents, alphabets non-latins). Saisissez le titre tel quel.

Le membre francophone peut-il avoir une carte en français même si je

travaille en anglais ?

Oui. Au moment d'imprimer la carte, choisissez la langue dans le sélecteur. Vous pouvez générer des PDF dans des langues différentes sans changer votre propre langue d'interface.

Sur les sauvegardes

Mes données sont-elles sauvegardées ?

L'administrateur configure des sauvegardes automatiques quotidiennes sur la Box. Vous voyez la Dernière sauvegarde dans le panneau État système du dashboard.

Si elle ne date pas d'aujourd'hui ou d'hier, prévenez l'administrateur.

Sur les cas difficiles

Un livre est perdu ou trop abîmé, comment le sortir ?

Pour un livre perdu pendant un prêt : ouvrez la fiche du membre, trouvez le prêt dans Prêts en cours et cliquez sur Perdu. Le prêt et l'exemplaire passent au statut Perdu ; le membre garde son historique et peut continuer d'emprunter. Pour un livre rendu trop abîmé : enregistrez le retour, puis sur la fiche de l'exemplaire cliquez sur Mettre au rebut. Pour facturer le remplacement, ouvrez la fiche du membre et cliquez sur Amende (montant et motif libres). Voir Caisse et factures.

Comment supprimer définitivement une notice du catalogue ?

Si une notice n'a plus aucun exemplaire (tous perdus, donnés, jetés), ouvrez sa fiche et cliquez sur Supprimer la notice, ou utilisez une opération en lot. Le code Ofelia d'un exemplaire supprimé reste réservé à vie : une étiquette qui circule encore ne pourra jamais désigner un autre livre par erreur.

Un membre a perdu sa carte, que faire ?

Ouvrez la fiche du membre, cliquez sur Modifier, puis Remplacer la carte (à côté du n° de carte) : BibliOfelia attribue un nouveau numéro, met l'ancien de côté pour de bon et conserve tout l'historique. L'ancienne carte ne fonctionne plus (tout scan renvoie une erreur), détruisez-la si elle réapparaît. En attendant la nouvelle carte, le membre peut emprunter en étant recherché par son nom. Réimprimez la carte depuis Imprimer les cartes.

Comment gérer un retard prolongé ?

Suivez les retards via le compteur Prêts en retard du tableau de bord et Rapports → Prêts en retard. Selon la gravité : (1) appelez le membre (téléphone visible sur sa fiche) ; (2) pour bloquer ses emprunts, désactivez temporairement le membre depuis sa fiche et réactivez-le au retour des livres ; (3) pour un retard de plusieurs mois, marquez le prêt Perdu. Vous pouvez aussi poser une amende manuelle depuis la fiche. BibliOfelia n'envoie une relance email que pour une facture échue (une seule fois) ; pour un livre en retard sans facture, téléphone ou SMS restent les plus efficaces.

Sur la caisse et les emails

La cotisation n'est pas la bonne après un changement de catégorie

Changer la catégorie réaligne les factures de cotisation encore ouvertes, sans paiement. Une cotisation déjà réglée n'est pas remboursée. Voir Tarifs.

L'écran parle de la Box alors que nous sommes en ligne (Grand-Saconnex…)

Sur une instance hébergée, le bouclement n'évoque la Box que s'il reste un vieux cache — en principe il dit plutôt si le SMTP est configuré. Avancé → Paramètres → Email.

Puis-je éteindre le serveur depuis le bouclement ?

Seulement sur la Ofelia Box, et seulement si le service système d'extinction est installé. Sur une instance hébergée, l'étape n'apparaît pas. Voir Bouclement.

Une question qui n'est pas listée ?

Contactez l'administrateur de votre Box.